Первичные документы — накладные, акты, счета-фактуры — выглядят рутиной. Их выписывают сотнями, подшивают в папки и вспоминают о них редко. Ровно до того дня, когда приходит проверка.
Тогда выясняется, что часть документов оформлена с изъянами, и каждый такой изъян — повод снять расход или отказать в вычете.
Что считается ошибкой
Условно их делят на три уровня.
Мелкие: опечатка в названии, неточность в адресе, неверно указан код. Сами по себе они обычно не мешают, если из документа понятно, кто, что, кому и за сколько передал.
Средние: не заполнены обязательные реквизиты, нет подписи ответственного лица, нет расшифровки подписи, не указана должность. Здесь уже возникают вопросы, и исход зависит от того, можно ли восполнить недостающее.
Тяжёлые: документ не подтверждает реальность операции. Нет сведений о том, кто принимал, чем везли, куда доставили. Формально всё заполнено, а подтвердить, что поставка была, нечем.
Самое неприятное, что на первый взгляд все три выглядят одинаково: бумага есть, подписи стоят, папка полная.
Где ошибки появляются
Почти всегда в одних и тех же местах.
Документы, принятые без проверки. Контрагент прислал, бухгалтер подшил. Смотреть содержание некогда, а формально это ответственность принимающей стороны тоже.
Документы, оформленные задним числом. Когда операция была, а бумагу сделали через месяц, в ней часто путаются даты и подписанты — человек, который значится принимавшим, в тот день был в отпуске.
Документы, подписанные не тем. Право подписи есть у ограниченного круга лиц, а подписывает тот, кто оказался на месте.
И документы, существующие только в виде плохого скана. Оригинал потерялся, остался снимок, на котором не читается половина реквизитов.
Как проверять, чтобы успевать
Сплошная проверка всего потока нереальна — на это нет людей. Поэтому проверяют выборочно и по правилам.
Первое правило: обязательные реквизиты проверяются всегда и механически. Название, дата, стороны, содержание операции, измерители, должности и подписи с расшифровкой. Это короткий список, и его проверка занимает секунды на документ.
Второе: крупные суммы проверяются полностью. Чем больше сумма, тем выше цена ошибки и тем внимательнее взгляд.
Третье: новые контрагенты проверяются первые несколько раз подряд. Если их документы в порядке, дальше можно переходить к выборочному контролю.
Четвёртое: то, что подписывается не руководителем, проверяется на наличие полномочий. Один раз запросить доверенность проще, чем потом доказывать.
Автоматическая проверка первичных документов закрывает первое правило целиком: машина сверяет наличие и заполненность реквизитов по всему потоку, а человеку остаётся содержательная часть. Порядок проверки описан на сайте.
Что делать с уже найденными ошибками
Исправлять, пока можно. Большинство изъянов устраняется заменой документа или дооформлением, если стороны на связи и отношения нормальные.
Чем свежее период, тем проще. Через год контрагент мог сменить директора, переехать или закрыться, и получить от него правильно оформленный документ станет невозможно.
Поэтому проверку стоит делать не перед отчётностью, а по ходу дела. Ежемесячный разбор свежих документов занимает несколько часов и снимает почти весь риск. Разбор годового объёма перед проверкой занимает недели и часто уже ничего не спасает.
И про хранение
Бумажные оригиналы должны быть найдены за разумное время. Папка, в которой документы лежат в случайном порядке, формально соответствует требованиям, но на практике означает, что нужный документ будет искаться полдня.
Электронные копии стоит делать сразу при получении, а не когда понадобится. И проверять, что копия читаема: скан, на котором не разобрать сумму, не заменяет оригинал ни для кого.
